AVG & Gegevensverwerking

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bij gebruik van InstantField.

2. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen conform artikel 6 van de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — de primaire grondslag voor de verwerking van uw accountgegevens, operationele gegevens en factureringsgegevens. Verwerking is noodzakelijk om de InstantField-dienst te leveren waarop u zich heeft geabonneerd.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) — voor serverbeveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van de betrouwbaarheid van de Dienst, waarbij onze belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) — wanneer wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren (bijv. financiële administratie voor belastingdoeleinden).
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) — voor push-notificaties via de mobiele app, waarvoor u expliciet toestemming heeft verleend.

3. Categorieën persoonsgegevens

Gegevens over accountbeheerders en gebruikers

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Rol binnen de organisatie (beheerder, backoffice, buitendienstmedewerker)
• Taalvoorkeur
• Gehasht wachtwoord (wij kunnen uw wachtwoord niet in leesbare tekst inzien)

Gegevens over uw klanten

InstantField stelt u in staat klantgegevens op te slaan (namen, adressen, contactpersonen). Als verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens van uw klanten bent u verantwoordelijk ervoor te zorgen dat u een rechtsgeldige grondslag heeft om die gegevens binnen ons platform te verwerken en op te slaan.

Operationele gegevens

• Opdrachtgegevens, planningen, toewijzingen en statusgeschiedenis
• Werkrapporten ingediend door buitendienstmedewerkers, inclusief notities, tijdstempels, foto's en handtekeningen
• Locatiestempels vastgelegd op het moment van indiening van werkrapporten
• Voorraaditems en materiaalgebruiksregistraties
• Facturen en betalingsregistraties

Technische gegevens

• IP-adressen en servertoegangslogs (tot 90 dagen bewaard)
• Push-notificatietokens voor apparaten (Android)

4. Verwerkers (subverwerkers)

Wij maken gebruik van de volgende externe verwerkers voor de levering van de Dienst. Alle partijen zijn waar vereist gebonden aan verwerkersovereenkomsten:

• Stripe, Inc. (VS) — betalingsverwerking. Stripe is gecertificeerd onder het EU-VS Gegevensprivacykader en verwerkt betalingsgegevens onder hun eigen verwerkingsregelingen. Stripe Privacybeleid.
• Google LLC / Firebase (VS) — push-notificaties voor de Android-app. Google is gecertificeerd onder het EU-VS Gegevensprivacykader. Alleen apparaattokens en notificatie-inhoud worden gedeeld. Google Privacybeleid.
• VPS-hostingprovider — serverinfrastructuur binnen de EU waar alle klantgegevens worden opgeslagen en verwerkt.

5. Bewaartermijnen

• Account- en operationele gegevens — bewaard gedurende de looptijd van uw actieve abonnement. Verwijderd binnen 30 dagen na accountverwijdering of abonnementsbeëindiging.
• Financiële administratie — bewaard gedurende 7 jaar conform de Nederlandse belastingwetgeving (Belastingdienst).
• Serverlogs — tot 90 dagen bewaard voor beveiligingsbewaking.
• Back-ups — geautomatiseerde back-ups kunnen gegevens tot 30 dagen na verwijdering uit het live systeem bewaren.

6. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar admin@instantfield.com met uw verzoek. Wij reageren binnen 30 dagen. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken.

7. Datalekken

In geval van een inbreuk op persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur op de hoogte stellen conform artikel 33 AVG. Als de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten, zullen wij u ook rechtstreeks zonder onnodige vertraging informeren.

8. Internationale doorgifte van gegevens

Uw gegevens worden primair opgeslagen en verwerkt binnen de EU. Waar gegevens worden doorgegeven aan derden buiten de EU (Stripe, Google), zijn dergelijke doorgiften gedekt door adequaatheidsbesluiten of het EU-VS Gegevensprivacykader, waardoor een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming wordt gewaarborgd.

9. Klachten

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthoudende autoriteit:

Wij stellen het altijd op prijs de mogelijkheid te krijgen uw bezwaren rechtstreeks te bespreken voordat u contact opneemt met de toezichthouder. Stuur ons eerst een e-mail via admin@instantfield.com.

10. Contact