Privacybeleid

1. Wie zijn wij

InstantField wordt beheerd door Epistemic Group, een bedrijf gevestigd in Nederland. Wij bieden een cloudgebaseerd platform voor buitendienstbeheer (de "Dienst") dat toegankelijk is via webbrowser en mobiele app.

Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact met ons opnemen via:

2. Welke gegevens wij verzamelen

Account- en organisatiegegevens

• Naam en e-mailadres van de accountbeheerder en uitgenodigde gebruikers
• Bedrijfs- of organisatienaam
• Voorkeurstaal en valuta-instellingen

Operationele gegevens

• Opdrachten, taken, planningen en statusupdates die u aanmaakt binnen het platform
• Klantnamen, adressen en contactgegevens die u invoert
• Werkrapporten ingediend door buitendienstmedewerkers, inclusief tijdstempels, notities, foto's en handtekeningen
• Locatiegegevens (één locatiestempel vastgelegd bij het indienen van een werkrapport — geen continue GPS-tracking)
• Voorraaditems en materiaalgebruik
• Facturen en financiële gegevens die u aanmaakt

Technische gegevens en gebruiksgegevens

• IP-adres en browser-/apparaatinformatie die door onze server wordt verzameld bij elke aanvraag
• Push-notificatietokens (indien u notificaties toestaat in de mobiele app)
• Authenticatietokens die lokaal op uw apparaat worden opgeslagen (om u aangemeld te houden)

Betalingsgegevens

Betalingen worden verwerkt door Stripe. Wij slaan uw volledige kaartgegevens of bankrekeningnummers niet op. Stripe kan betalingsgegevens opslaan namens u onder hun eigen privacybeleid. Wij slaan alleen uw Stripe-klant-ID en abonnementsstatus op.

3. Hoe wij uw gegevens gebruiken

• Het leveren van de Dienst — om InstantField voor u en uw team te beheren, onderhouden en verbeteren
• Facturering — om uw abonnement te beheren en betalingen via Stripe te verwerken
• Communicatie — om u belangrijke servicegerelateerde e-mails te sturen (bijv. abonnementsstatus, beveiligingsmeldingen)
• Push-notificaties — om buitendienstmedewerkers op de hoogte te stellen van taakopdrachten en updates (alleen indien toestemming is verleend)
• Wettelijke naleving — om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving

Wij verkopen uw gegevens niet aan derden. Wij gebruiken uw operationele gegevens niet voor reclamedoeleinden.

4. Externe verwerkers

Wij delen gegevens met de volgende subverwerkers, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de exploitatie van de Dienst:

• Stripe — betalingsverwerking en abonnementsbeheer (Stripe Privacybeleid)
• Google / Firebase — push-notificaties voor de mobiele app (Google Privacybeleid)
• VPS / hostingprovider — serverinfrastructuur waarop uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de EU

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw account- en operationele gegevens zolang uw abonnement actief is. Als u uw abonnement opzegt of uw account verwijdert, worden uw gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd uit onze systemen, tenzij wij verplicht zijn deze te bewaren om juridische of fiscale redenen.

Servertoegangslogs kunnen tot 90 dagen worden bewaard voor beveiligingsdoeleinden.

6. Uw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

• Inzage — verzoek om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren
• Rectificatie — verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering — verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens ("recht om vergeten te worden")
• Overdraagbaarheid — ontvang uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat
• Beperking — verzoek om tijdelijke stopzetting van de verwerking van uw gegevens
• Bezwaar — maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar admin@instantfield.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Gegevensbeveiliging

Wij maken gebruik van beveiligingsmaatregelen conform de industriestandaard, waaronder HTTPS/TLS-versleuteling tijdens overdracht, wachtwoordhashing en toegangscontroles. Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie.

8. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij informeren actieve accounthouders per e-mail over wezenlijke wijzigingen. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

9. Contact